ในโลกที่การทำงานรวดเร็วและเต็มไปด้วยสิ่งรบกวน การมี Productivity ที่สูงขึ้นไม่ใช่แค่ทางเลือก แต่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อความสำเร็จและความสมดุลในชีวิต หลายคนอาจเคยได้ยินเคล็ดลับพื้นฐานอย่างการทำ To-Do List หรือการพักผ่อนให้เพียงพอแล้ว แต่วันนี้เราจะพาคุณไปรู้จัก 10 วิธีเพิ่ม Productivity ที่อาจดูแตกต่างออกไป หรือเป็นแง่มุมที่คุณอาจยังไม่เคยลองใช้ จะมีอะไรบ้าง ไปดูกันเลย 1. รวมงานที่คล้ายกันไว้ด้วยกัน (Batching Similar Tasks) แทนที่จะสลับไปมาระหว่างการตอบอีเมล เขียนรายงาน และโทรศัพท์ ลองจัดเวลาเฉพาะสำหรับแต่ละประเภทงานดูสิ เช่น กำหนดช่วงเช้าไว้สำหรับตอบอีเมลและข้อความ ช่วงบ่ายสำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิสูง การรวมงานที่คล้ายกันไว้ด้วยกัน (Batching Similar Tasks) จะช่วยลด "ต้นทุน" ในการเปลี่ยนบริบท (Context Switching Cost) ที่ทำให้สมองต้องปรับตัวใหม่ทุกครั้งที่คุณเปลี่ยนประเภทงาน ซึ่งจะช่วยให้คุณโฟกัสได้ดีขึ้นและทำงานได้เร็วขึ้น 2. ใช้เทคนิค Pomodoro หรือการทำงานแบบจับเวลาสั้นๆ หลายคนพยายามนั่งทำงานยาวๆ โดยไม่พัก แต่สมองคนเรามีขีดจำกัด ลองแบ่งเวลาทำงานออกเป็นช่วงสั้นๆ เช่น ทำงาน 25 นาที พัก 5 นาที วนไป 4 รอบแล้วพักยาวขึ้น 15-20 นาที เทคนิคนี้เรียกว่า Pomodoro Technique การใช้เทคนิค Pomodoro หรือการทำงานแบบจับเวลาสั้นๆ นี้ช่วยให้คุณตั้งใจทำงานในช่วงเวลาที่กำหนดได้อย่างเต็มที่ เมื่อถึงเวลาพักก็พักจริงๆ ทำให้สมองได้รีชาร์จ และป้องกันการทำงานแบบลากยาวจนหมดแรง 3. จัดระเบียบพื้นที่ทำงาน (ทั้งแบบ Physical และ Digital) โต๊ะทำงานที่รกไปด้วยเอกสาร หรือหน้าจอคอมพิวเตอร์ที่เต็มไปด้วยไฟล์และไอคอนที่กระจัดกระจาย ล้วนเป็นแหล่งรวมสิ่งรบกวนที่ทำให้เสียสมาธิและใช้เวลาในการหาสิ่งของนานขึ้น ลองจัดระเบียบพื้นที่ทำงาน (ทั้งแบบ Physical และ Digital) ให้สะอาด เป็นระเบียบ มีเฉพาะสิ่งที่จำเป็น และจัดการไฟล์ในคอมพิวเตอร์ให้เป็นหมวดหมู่ การมีพื้นที่ทำงานที่เป็นระเบียบจะช่วยลดความเครียด เพิ่มสมาธิ และทำให้คุณเข้าถึงข้อมูลหรืออุปกรณ์ต่างๆ ได้รวดเร็วขึ้น 4. จัดการกับการแจ้งเตือน (Notifications) อย่างเด็ดขาด เสียงแจ้งเตือนจากอีเมล ไลน์ เฟซบุ๊ก หรือแอปพลิเคชันอื่นๆ คือตัวการทำลายสมาธิชั้นดี ลองปิดการจัดการกับการแจ้งเตือน (Notifications) ที่ไม่จำเป็นทั้งหมดในระหว่างที่ทำงานที่ต้องการสมาธิสูง หรือกำหนดเวลาเฉพาะในการเช็คอีเมล/ข้อความไปเลย การไม่ถูกขัดจังหวะบ่อยๆ จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างต่อเนื่องและดำดิ่ง (Deep Work) ไปกับงานได้ดีขึ้น 5. ใช้กฎ 2 นาที (The Two-Minute Rule) กฎ 2 นาที (The Two-Minute Rule) นี้ง่ายมาก: หากงานไหนใช้เวลาทำไม่เกิน 2 นาที ให้ลงมือทำทันที! ไม่ว่าจะเป็นการตอบอีเมลสั้นๆ การจัดเอกสารชิ้นเดียว หรือการโทรศัพท์สั้นๆ งานเล็กๆ เหล่านี้หากปล่อยทิ้งไว้จะสะสมกลายเป็นกองพะเนินที่ทำให้รู้สึกท่วมท้น การทำทันทีช่วยป้องกันไม่ให้งานเล็กๆ น้อยๆ กลายเป็นภาระ และเคลียร์สิ่งที่ค้างคาใจออกไปได้อย่างรวดเร็ว 6. พักผ่อนอย่างมีกลยุทธ์ ไม่ใช่แค่การนั่งเฉยๆ การพักที่ดีไม่ใช่แค่นั่งไถมือถือไปเรื่อยๆ แต่เป็นการพักผ่อนอย่างมีกลยุทธ์ที่ช่วยฟื้นฟูร่างกายและจิตใจ ลองลุกขึ้นเดินยืดเส้นยืดสาย ออกไปสูดอากาศบริสุทธิ์ หรือทำกิจกรรมสั้นๆ ที่ทำให้ผ่อนคลายและเปลี่ยนอิริยาบถ การได้ขยับร่างกายและเปลี่ยนบรรยากาศช่วยกระตุ้นการไหลเวียนโลหิต ทำให้สมองได้รับออกซิเจนมากขึ้น และพร้อมกลับไปโฟกัสกับงานได้ดียิ่งขึ้น 7. ทำความเข้าใจช่วงเวลา Peak Hours ของตัวเอง ทุกคนมีช่วงเวลา Peak Hours ของตัวเองของวันที่รู้สึกมีพลังและมีสมาธิสูงที่สุด บางคนอาจเป็นช่วงเช้าตรู่ บางคนอาจเป็นช่วงบ่ายแก่ๆ หรือดึกๆ ลองสังเกตตัวเองว่าช่วงไหนที่คุณรู้สึกตื่นตัวที่สุด และใช้ช่วงเวลานั้นจัดการกับงานที่ต้องใช้สมาธิ ความคิดสร้างสรรค์ หรือเป็นงานที่ยากและสำคัญ การทำงานหนักในเวลาที่เหมาะสม จะมีประสิทธิภาพมากกว่าการพยายามฝืนทำในเวลาที่ร่างกายไม่พร้อม 8. ฝึกการทำงานทีละอย่าง (Single-Tasking) แทนการ Multitask แม้เราจะถูกสอนให้เชื่อว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันคือความเก่ง แต่จริงๆ แล้วสมองคนเราไม่ได้ถูกออกแบบมาให้ทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ การสลับไปมาระหว่างงานทำให้เสียเวลาและพลังงานสมองไปกับการปรับโฟกัส ลองเลือกงานที่สำคัญที่สุดมาหนึ่งอย่าง แล้วตั้งใจทำสิ่งนั้นจนเสร็จก่อนจะเริ่มงานถัดไป การฝึกการทำงานทีละอย่าง (Single-Tasking) ช่วยลดข้อผิดพลาด เพิ่มคุณภาพของงาน และทำให้คุณรู้สึกสำเร็จกับงานที่ทำ แทนการ Multitask 9. ใช้ Keyboard Shortcuts และเครื่องมือ Automation ให้เป็นประโยชน์ ในยุคดิจิทัล มีเครื่องมือมากมายที่ช่วยให้งานง่ายขึ้น ลองเรียนรู้ Keyboard Shortcuts สำหรับโปรแกรมที่คุณใช้บ่อยๆ เช่น Word, Excel, หรือโปรแกรมตัดต่อต่างๆ หรือใช้เครื่องมือ Automation ง่ายๆ สำหรับงานซ้ำๆ เช่น การตั้งเวลาส่งอีเมล การจัดเรียงไฟล์อัตโนมัติ การใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์ช่วยประหยัดเวลาในงานเล็กๆ น้อยๆ ได้อย่างมหาศาล 10. กล้าปฏิเสธงานหรือคำขอที่ไม่สำคัญ การรับงานหรือคำขอจากผู้อื่นมากเกินไป โดยเฉพาะงานที่ไม่สอดคล้องกับเป้าหมายหลักของคุณ คือสาเหตุหนึ่งที่ทำให้ Productivity ลดลง เพราะเวลาและพลังงานของคุณจะถูกแบ่งไปในหลายทิศทาง ฝึกการกล้าปฏิเสธงานหรือคำขอที่ไม่สำคัญอย่างสุภาพ หรือการเสนอทางเลือกอื่น หากงานนั้นไม่จำเป็นหรือไม่ใช่หน้าที่หลักของคุณ การกล้าปฏิเสธช่วยปกป้องเวลาของคุณไว้ใช้กับงานที่สำคัญจริงๆ การเพิ่ม Productivity ไม่ได้หมายถึงการทำงานหนักขึ้น แต่เป็นการทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้น ลองนำ 10 วิธีนี้ไปปรับใช้ในชีวิตประจำวันของคุณทีละเล็กทีละน้อย สังเกตว่าวิธีไหนได้ผลกับคุณมากที่สุด และคุณจะพบว่าคุณสามารถจัดการงานต่างๆ ได้มากขึ้นโดยใช้เวลาเท่าเดิม แถมยังรู้สึกเหนื่อยน้อยลงอีกด้วย ขอให้สนุกกับการทำงานที่มี Productivity เพิ่มขึ้นนะคะ!10 วิธีเพิ่ม Productivity ในการทำงานที่คุณอาจไม่เคยรู้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น